Σημειωματάρια και ημερολόγια, για καλύτερη παραγωγικότητα

Καθώς η τεχνολογία εξελίσσεται και οι φορητές συσκευές γίνονται όλο και περισσότερο αναγκαίες, οι άνθρωποι μεταβαίνουν στα ηλεκτρονικά ημερολόγια στον υπολογιστή και τα κινητά για περισσότερη ευκολία. Ωστόσο, μία νέα έρευνα του Columbia Business School μας κάνει να σκεφτούμε πάλι αν θα πρέπει να ξεφορτωθούμε τα χάρτινα ημερολόγια ή σημειωματάρια.

Στην έρευνα, διεξάχθηκαν τρία διαφορετικά πειράματα, και διαπιστώθηκε ότι τα άτομα που χρησιμοποιούσαν κλασικά ημερολόγια και σημειωματάρια κατάφεραν να σχεδιάσουν και να αναπτύξουν καλύτερα πλάνα υψηλότερης ποιότητας και να τα φέρουν εις πέρας με υψηλότερο ποσοστό επιτυχίας από άλλους συναδέρφους που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά ημερολόγια και σημειωματάρια για κινητές συσκευές.

Όλοι χρησιμοποιούν ένα ημερολόγιο κάποιου είδους και με τις δραστηριότητες να αυξάνονται, ορισμένοι δυσκολεύονται να εκπληρώσουν τις προγραμματισμένες υποχρεώσεις τους. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι βασίζονται σε ψηφιακά ημερολόγια αντί σε χάρτινα. Ενώ τα ημερολόγια για κινητά μπορεί να φαίνονται ως η πιο βολική επιλογή, τα άτομα που τα χρησιμοποιούν τείνουν να είναι λιγότερο αποτελεσματικά στην υλοποίηση των σχεδίων τους από τα άτομα που χρησιμοποιούν ημερολόγια σε χαρτί, επειδή με τα χάρτινα ημερολόγια, μπορείτε να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες του προγράμματός σας ταυτόχρονα, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε κλικ σε μια εκδήλωση. Για να γίνεται πιο αποτελεσματικοί με τα ραντεβού και τις υποχρεώσεις σας, αυξάνοντας την παραγωγικότητά σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε ένα κλασικό χάρτινο ημερολόγιο.

Από την ερευνητική ομάδα διεξάχθηκαν τρία πειράματα για να αναλυθεί η αποτελεσματικότητα της χρήσης του ημερολογίου για κινητό και εκείνου από χαρτί. Η πρώτη μελέτη εξέτασε 129 προπτυχιακούς φοιτητές που μοιράστηκαν τυχαία κάποια έντυπα ή ημερολόγια κινητού για δύο εβδομάδες και παρακολουθήθηκαν για την πορεία της δραστηριότητας. Οι χρήστες του έντυπου ημερολογίου εκπλήρωσαν τα σχέδιά τους έγκαιρα με υψηλότερο ποσοστό (53%) από τους χρήστες ημερολογίων για κινητά (33%).

Στο δεύτερο πείραμα, μετρήθηκε η ποιότητα των σχεδίων που έκαναν οι χρήστες στο έντυπο ημερολόγιο και  στα ημερολόγια κινητού τηλεφώνου. Στους 450 συμμετέχοντες δηλώθηκε ότι έπρεπε να ολοκληρώσουν έργα ανακαίνισης του σπιτιού τις επόμενες τρεις εβδομάδες και τους ανατέθηκαν με τυχαία σειρά να υλοποιήσουν τα σχέδια σε χαρτί ή tablet  με ημερολόγιο μεγάλης ευκρίνειας. Επίσης τους δόθηκε εντολή να κάνουν λεπτομερή σχεδίαση των εργασιών. Η ερευνητική ομάδα παρακολούθησε την πρόοδο αυτών των χρονοδιαγραμμάτων και διαπίστωσε ότι όσοι χρησιμοποιούσαν το έντυπο ημερολόγιο ανέπτυξαν σχέδια υψηλότερης ποιότητας με περισσότερη λεπτομέρεια, όπως κρίθηκε από εξωτερικούς αξιολογητές σε σχέση με τους άλλους  που χρησιμοποιούσαν ημερολόγιο για tablet.

Ένα τρίτο πείραμα αξιολόγησης έγινε σε 500 συμμετέχοντες που τους ανατέθηκαν επιτραπέζια ημερολόγια σε χαρτί ή σε κινητά για να ολοκληρώσουν ένα πρόγραμμα δύο εβδομάδων της επιλογής τους και διαπιστώθηκε ότι οι χρήστες κλασικών έντυπων ημερολόγιων ολοκλήρωσαν τις εργασίες τους με υψηλότερους ρυθμούς.

Συγκεντρωτικά τα αποτελέσματα είχαν ως εξής:

Τα έντυπα ημερολόγια επέτρεπαν στους επωφελουμένους να δουν μία πιο ξεκάθαρη εικόνα, ενώ έφτιαχναν τα σχέδια. Όταν οι χρήστες ημερολογίου για κινητά έκαναν χρήση μεγάλης προβολής των εφαρμογών ημερολογίου στα κινητά τους, κατάφερναν υψηλότερο ποσοστό διεκπεραίωσης του σχεδίου. Επιπλέον οι χρήστες που βασίζονταν σε χάρτινα ημερολόγια, είχαν πιο λεπτομερή και συνεκτικά σχέδια από τους αντίστοιχους που χρησιμοποιούσαν ημερολόγια για κινητές συσκευές. Τέλος το συμπέρασμα είναι ότι,  όταν χρησιμοποιούνται χάρτινα μεγάλα ημερολόγια, είναι πιο πιθανό να ολοκληρώσουμε τις δραστηριότητές μας από ότι να τις έχουμε καταγραμμένες στο κινητό.